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内容証明郵便の書き方・書式

〜内容証明の書き方には、一定の書式がある〜

内容証明郵便は、トラブルが起きて訴訟になったら証拠として利用できますが、反面、一度受取人に出した後では訂正することができません。

そこで内容証明の書き方は、関係のないことやあいまいな表現は避けて、簡潔にしかも明確に書くことが必要で、余計な前置きは一切必要ありません。

そして、事実関係を十分に確認した上で記入します。

もし、あいまいな表現や事実と異なることが書いてあると、逆にトラブルのときに不利になる可能性もありますので、十分に気をつけましょう。特に、遺産相続などの大事な用件のときは、専門家に依頼するのも一つの方法です。

また、文書は自筆の必要はなく、ワープロやコピーあるいは、カーボン紙での複写でもよいのです。

内容証明の書き方は、以下のような書式が定められています。
具体的な文例、訂正の方法は、内容証明郵便の文例や内容証明の訂正のページをご覧ください。

用紙

特に指定はなく、便せんやマス目のついた用紙でもかまいません。通常はA4サイズ、B4サイズ、B5サイズが使用されています。また、内容証明用に市販されている用紙もあります。

文字数

１枚の用紙に書ける文字数には、520文字以内の制限があります。

書き方

用紙１枚につき520文字以内であれば、縦書き、横書きのどちらでもＯＫです。

＜縦書きの場合＞
・１行２０文字以内、２６行以内

＜横書きの場合＞
・１行２０文字以内、２６行以内または、
・１行２６文字以内、２０行以内または、
・１行１３文字以内、４０行以内の３つのパターンがあります。

長文の場合

用紙が複数枚になってもいいのですが、2枚以上になるときは、用紙をのりかホッチキスでとじて、それぞれのページに割り印が必要です。

これは、差し替えによる偽造防止のためです。

割り印は、三文判でもＯＫですが、用紙が１枚追加されるごとに、料金が加算されます。

使用できる文字

・漢字
・ひらがな
・カタカナ
・数字・・・漢数字（一、二、三）も、算用数字（1,2,3）も使用できます。
・英語・・・個人の名前や商品名などの、固有名詞に限り使用できます。
・カッコや句読点・・・１文字として数えます。
・記号・・・＝、％、＋、−、×、÷なども使用できます。
・その他・・・（1）、�@などは、本文中で使用するときは２文字、
　　　　　　　 文章の頭に付けて、順番を表すときは1文字として数えます。

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