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内容証明郵便の出し方

〜内容証明を出すときの手順をわかりやすく解説〜

内容証明郵便を出すときは、まず、同じ文面の書面を3通と受取人、差出人の住所氏名を記入した封書を用意します。

もし、受取人が複数いるときは、書面は受取人の数+2通、封書は受取人の数だけ必要になります。

書面を2通多く用意するのは、その内の1通が郵便局に保管され、もう1通は差出人の控えとして、郵便局長印が押されて返却されるからです。

また、内容証明郵便を扱っている郵便局は、限られていますので事前のチェックが必要です。通常は、小規模な郵便局ではなく本局と呼ばれる、大きな郵便局のみの扱いとなっています。

内容証明郵便を出す具体的な手順は、以下のようになります。

内容証明の作成 *詳細
内容証明郵便の書き方・書式
内容証明郵便の文例
内容証明の訂正
         ▽
内容証明郵便を受付ている
郵便局をチェック
インターネットや、電話で最寄りの郵便局に、確認できます。
         ▽
必要書類を郵便局の
窓口へ提出
以下の書類が必要です。
・同じ文面の内容証明を3通
・差出人、受取人の住所氏名を記入した封書
・印鑑(三文判でOK)
・料金(手数料)
         ▽
郵便局で内容がチェックされ
差出人に返却
書式に問題がなければ、郵便局側で局長印が押され、証明文が記入されます。
もし、修正があれば、局員の指示に従い修正します。(印鑑が必要)
1部控えとして、郵便局に5年間保管されます。
         ▽
返却された文書を封筒に
入れ再度窓口に提出
郵便局長印と証明文を確認して、料金を支払います。なお、添付書類などを同封することはできません。
*詳細→内容証明郵便の料金
         ▽
差出人の控え用文書1部と
受領証を受け取り
受け取った控えの書面(郵便局長の証明印が押された内容証明の原本)と
書留郵便受領証は、重要な証拠となりますから大切に保管しておきましょう。

現在では、郵便局から直接、内容証明を出す以外にインターネット上から出せる
24時間サービスの「e内容証明郵便」もあります。

パソコン上の指示にしたがって、文書を作成して申し込めば、それ以降の手続きは郵便局側で行なってくれます。ただし、料金の支払いやソフトのインストールなどの準備が必要です。

なお申込み前には、あいまいな表現や無駄な表記をしないよう、内容を事前にしっかり検討しておきましょう。

・次ページ →内容証明郵便の料金

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